Il compito dei convenors delle varie sessioni è quello di sollecitare colleghi a sottoporre contributi, a coordinare i contributi pervenuti, a selezionare i contributi che saranno presentati in forma orale e quelli che saranno presentati sotto forma di poster, tenendo conto dei desideri degli autori, ma avendo come obiettivo principale quello di confezionare una sessione orale varia, sia per gli argomenti trattati, sia per la provenienza degli speaker, tenendo anche presente per quanto possibile l'equilibrio di genere.

I convenors avranno accesso al sito di gestione degli abstract e potranno così monitorare la situazione della propria sessione. Le credenziali di accesso al sito verranno fornite ai convenor al momento dell'apertura della sottomissione degli abstract, prevista per il 20 marzo.

Durante il congresso i convenor avranno anche il ruolo di chairperson della sessione da loro coordinata.

Di norma i talk avranno la durata di 15' minuti, comprensivi di discussione. Una sessione sarà articolata in slot di 5-6 orali (durata complessiva 1h15' o 1h30'). Il numero di slot assegnati ad ogni sessione (uno o più di uno) dipenderà dal numero complessivo di contributi.

I convenor potranno selezionare un contributo come keynote talk per una specifica sessione. Al keynote speaker potrà essere assegnato un tempo doppio (30'). I keynote talks saranno di norma quelli invitati dai convenor, ma potranno anche essere selezionati tra i contributi volontari.

Il programma generale comprende al momento 39 sessioni. E' probabile che non tutte sopravviveranno; dopo il 15 maggio (deadline per l'invio degli abstract) il comitato scientifico valuterà la situazione è potrà provvedere all'accorpamento di sessioni che hanno ricevuto un numero limitato di contributi. Tutti gli accorpamenti saranno discussi e concordati con i convenors. Anche il numero dei convenor di sessioni accorpate potrà essere ridotto. In prima approssimazione si ritiene che il numero minimo di contributi orali per mantenere in vita una sessione sia 5-6 (uno slot), più un numero equivalente di contributi poster.

Dato che Geosciences è un congresso nazionale, si prevede una partecipazione in gran parte di italiani; i talk saranno quindi tenuti in lingua italiana. Se in qualche sessione ci saranno contributi da parte di colleghi stranieri (e questo si saprà con sufficiente anticipo), si chiederà agli speaker di quella sessione di parlare in inglese. Si chiederà comunque a tutti gli speaker di preparare le slides powerpoint in inglese, così come si chiederà che i poster siano scritti in inglese, anche se poi in massima parte saranno discussi in italiano.

Non sono previsti rimborsi spese, né abbuoni della quota di iscrizione, per i keynote speakers.